Como preparar un Excel para llevar todas tus finanzas al día
Hoy voy a comentarte como una herramienta tan sencilla como una hoja de cálculo Excel te puede ayudar a llevar tus finanzas día a día.
Con la expansión de las nuevas tecnologías y los smartphones, las apps que te pueden ayudar a esto son bastantes; pero si eres de los que no las empelan y prefieres el ordenador de casa para poder controlar tus finanzas, el emplear una Excel es lo más rápido y efectivo. Quien te dice Excel, te dice una hoja de cálculo de cualquier programa similar, pero que sea desde el ordenador.
Lo que vas a hacer realmente es trasladar lo que tienes en un papel escrito a bolígrafo a la pantalla del ordenador para que automatice los datos y no tengas que andar escribiendo todo cada vez, sino solamente cubrir casillas.
Por lo tanto, lo primero que debes de hacer es dividir la Excel en tres partes: Ingresos, gastos y saldo en cuenta.
En el primero incluirás los ingresos que tiene al mes. En el segundo los gastos fijos mensuales, que suelen ser los habituales que entren en forma de recibos domiciliados. A estos deberás de añadirle otro apunte en concepto de gastos mensuales ordinarios (compra, consumos diarios, gastos en efectivo,…). Todos ellos te dará la cuantía de gastos mensuales. Por último deberás de incluir un apartado que se denomine por ejemplo saldo en cuenta. En el indicas el saldo inicial que tienes en la cuenta y a partir de ahí se irán cubriendo casillas de forma automática en función de los ingresos y gastos que incluyas en los apartados anteriores y que se sumarán o restarán al saldo inicial. (Pantalla 1).
¿Qué unidad de tiempo debes emplear? Pues realmente la que tú quieras. Puedes hacer una Excel diaria, semanal o mensual. Mucho más no te lo recomiendo porque puede que se generen gastos que no contemples y que te varíe mucho el resultado. Yo prefiero siempre una tabla en que salgan todos los días del mes, ya que además de permitir controlar la economía mensual, me permite controlarla día a día y evitar disgustos como descubiertos en cuenta desafortunados.
Una vez que has decidido que unidad de tiempo vas a emplear para incluir los datos, lo segundo, y no menos importante, es meter los datos de forma correcta. Es decir, la nómina sabes qué día te la ingresan, los recibos de la luz, agua, gas, teléfono,…, puede que no conozcas el importe exacto, pero no me negarás que sabes fijo el día del mes que te los cargan en la cuenta. Lo mismo si usas tarjetas de crédito con pago aplazado, o si tienes cuotas de préstamos personales, hipoteca,…, todos son gastos que puedes tener controlados en importe o no, pero que si los debes de tener controlados en el tiempo y saber qué días del mes se te van a cargar.
Por lo tanto, cuantifica en el apartado de gastos aquellos que sean periódicos y aquellos que no, los identificas por ejemplo como Operac.Caja, para que te sea fácil verlos a simple vista y saber de qué se tratan con solo que eches un vistazo. (Pantalla 2).
La diferencia entre los ingresos y gastos de cada día se irá acumulando en la fila de saldo en cuenta inicial, donde pondrás el día uno de cada mes la cantidad que dispones que lógicamente irá aumentando el día que los ingresos sean mayor que los gastos y viceversa.
Vamos a ver un ejemplo para que te hagas una idea.
El último día del mes coges tu Excel y marcas que cobras el día 10 la nómina y el día 20 recibes una determinada ayuda, en este caso de 200 euros.
Miras a ver que recibos vienen este mes. He puesto el de luz, agua, gas, teléfono, la hipoteca y la devolución de tarjetas. Todos estos gastos puedes saber el día que se cargan, con muy poco margen de error.
En operaciones caja puedes poner aquellos gastos que serán del día a día, como si fuesen disposiciones del cajero para pagos cotidianos. Como no puedes calcular cuando se producirán y cuantía, ponemos una cantidad fija cada semana que he puesto yo de 100 euros.
La suma de la columna de ingresos y de gastos reflejará la evolución diaria de la cuenta que, sumada al saldo inicial que aparece en la parte de abajo que tenías en la cuenta te irá dando como debería de estar tu cuenta en cuanto a saldos día a día.
Con este sencillo trabajo que puedes realizar los 10 minutos el último día del mes, puedes ver de forma clara que días del mes puedes tener problemas de liquidez y de esta forma puedes evitar el quedarte en números rojos.
Para no complicarte este ejemplo, no he incluido una partida que sería conveniente incluir que es la de Gastos extraordinarios, ya que, seguro que sabes a ciencia cierta que en todo hogar que se precie hay imprevistos cada mes.
Si quieres llevar más al día esta Excel, puedes cada semana entrara y modificar la cuantía de los importes de los recibos, ya que las he puesto en el ejemplo como una cantidad fija y puede que sean mayores o menores, pero no variarán en mucha cuantía, con lo cual, esta Excel te valdrá perfectamente de previsión para el mes siguiente con un pequeño margen de error
Cosas a tener en cuenta
En los ingresos poca cosa. Casi todos suelen ser periódicos y en fecha fija.
En gastos hay que tener muy en cuenta la frecuencia con la que te llegan los recibos, es decir, si son mensuales, bimensuales, trimestrales o incluso anuales, como por ejemplo el seguro del coche. Es bueno que los tengáis siempre contemplados ya que son los que realmente pueden descontrolar tus finanzas diarias.
Como último consejo que te doy, es que esta tabla antes de rellenarla la copies para los doce meses y recuerda que para el mes siguiente, deberás de poner como saldo inicial el saldo final que tenías en cuenta en el mes anterior.
Rápido y sencillo.
